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Notre règlement intérieur

Règlement d'OSINTPOL - Page de couverture du document

 

 

 

 

 

 

 

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— TITRE I —

OBJET ET DOMAINE D’INTERVENTION

Article 1. Objet

Conformément à l’article 25 des statuts du Fonds de dotation OSINTPOL (ci-après OSINTPOL ou le Fonds), le présent règlement intérieur prévoit les conditions utiles pour assurer l’exécution des statuts du Fonds.

Le règlement intérieur fixe les modalités utiles à la réalisation de la mission d’intérêt général énoncée à l’article 3 des statuts du Fonds, précise les attributions des diverses structures telles que les comités et autres fonctions instaurées par les statuts.

Le règlement intérieur établit également les procédures décisionnelles en vigueur en conformité avec celles énoncées dans les statuts.

En cas de divergence d’interprétation entre les dispositions du règlement intérieur et celles des statuts du Fonds, celles des statuts prévalent. Par principe, aucune des dispositions du règlement intérieur ne doit contredire une disposition des statuts.

Article 2. Domaine d’intervention

OSINTPOL accomplit lui-même tout ou partie de sa mission d’intérêt général. Il peut cependant apporter son aide à des projets mis en œuvre sur initiative individuelle ou collective et contribuant à l’information, à la formation, à la recherche et à la diffusion d’analyses en science politique, notamment en relations internationales, et de manière générale dans tous les domaines s’intéressant à l’étude des phénomènes sociétaux.

Les bénéficiaires d’une aide du Fonds peuvent être des personnes physiques ou morales de droit public ou privé engagées dans des activités d’intérêt général s’inscrivant dans les objectifs du Fonds.

— TITRE II —

ADMINISTRATION

Article 3. Organes du Fonds

OSINTPOL est administré par un conseil d’administration. Ce dernier est assisté par un directeur général ainsi que par les organes suivants :

— un comité d’investissement institué dès lors que le montant de la dotation atteint le seuil d’un (1) million d’euros (articles 14, 15, 16 et 17 des statuts du Fonds).

— un conseil scientifique (instauré par le présent règlement) ;

— un comité d’indépendance des savoirs (instauré par le présent règlement) ;

— un conseil d’orientation en charge des relations avec les donateurs (instauré par le présent règlement).

Article 4. Le conseil d’administration

Le conseil d’administration est composé de 3 membres au minimum.

Le quorum est atteint dès lors que la moitié des membres du conseil sont présents.

Dans le cadre des réunions du conseil, une proposition doit être soumise par un des membres du conseil et appuyée par un autre membre. Seuls les sujets annoncés dans l’ordre du jour joint à l’avis de convocation à la réunion du conseil d’administration peuvent faire l’objet de proposition.

Si elle est appuyée, une proposition est discutée puis soumise au vote. Les délibérations du conseil d’administration sont acquises à la majorité simple des voix. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

Le conseil d’administration à toute latitude pour constituer ou supprimer des comités, conseils ou des commissions de travail.

Les membres du conseil d’administration s’engagent à respecter le caractère confidentiel des informations reçues dans le cadre de leur mandat et des délibérations du conseil.

Article 5. Le bureau du conseil d’administration et les membres réguliers

Le conseil d’administration est organisé en bureau et élit parmi ses membres : un président, un trésorier et un secrétaire. Il est procédé à une élection par poste pour une durée de trois ans.

Pour être élu membre du bureau, à quelque poste que ce soit, il faut lors du premier tour avoir obtenu la majorité absolue des membres présents ou représentés. Si un ou plusieurs postes n’ont pas été pourvus à l’issue du premier tour, il est organisé un second tour limité aux postes restants à pourvoir. Au second tour, l’élection se fait à la majorité simple.

Le président représente OSINTPOL selon les dispositions indiquées à l’article 18 des statuts du Fonds. Il est le garant du respect des procédures et veille lors des réunions du conseil d’administration au bon déroulement de l’ordre du jour. Il accorde la parole aux membres qui en font la demande tout en veillant à ce que le temps consacré à la discussion ne mette pas en péril la progression de l’ordre du jour.

Le président du Conseil d’administration a la faculté discrétionnaire de convier une ou plusieurs personnes dont l’avis lui paraît de nature à éclairer les débats, à assister aux réunions du conseil. Ces personnes n’ont pas voix délibérative et n’entrent pas dans le calcul du quorum.

Le président représente le Fonds auprès du public. Il peut signer ses prises de position en faisant suivre son nom de la mention « président du Fonds de dotation OSINTPOL », « président d’OSINTPOL » ou « président du Fonds de dotation Open Source Intelligence on Politics. » On veillera à féminiser la fonction si nécessaire.

Le trésorier supervise l’ensemble la gestion financière du Fonds et fait rapport de ses observations aux autres membres du conseil d’administration. Il prépare en relation avec le directeur général le rapport annuel présenté au conseil d’administration. Il émet un avis sur les demandes de remboursement des frais exposés qui lui sont adressées.

Le secrétaire est chargé de la rédaction des procès-verbaux de réunion du conseil d’administration. Il s’assure que les convocations aux réunions du conseil sont conformes aux dispositions indiquées dans les statuts. Il tient le registre des présences et reçoit les demandes d’excuse pour absence.

Les autres membres éventuels du conseil d’administration sont désignés comme des « Membres réguliers ». Ces derniers peuvent en accord avec le président s’exprimer dans l’espace public au nom du Fonds. Ils peuvent alors ajouter derrière leur nom la mention « membre du conseil d’administration du Fonds de dotation OSINTPOL », « membre du conseil d’administration d’OSINTPOL » ou « membre du conseil d’administration Fonds de dotation Open Source Intelligence on Politics. »

Le Conseil d’administration peut à tout moment à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés révoquer individuellement ou collectivement les membres du bureau.

Le bureau se réunit chaque fois que nécessaire et au moins une fois par an à l’initiative du Président. Il est convoqué par simple lettre, courrier électronique ou demande téléphonique. Il peut débattre de toutes questions, l’ordre du jour de la réunion n’étant qu’indicatif. Les réunions du bureau peuvent donner lieu à un compte rendu qui est alors signé par le président et le secrétaire.

Le bureau propose les décisions à prendre et soumet au Conseil d’administration la politique générale et les grandes lignes d’action du Fonds. Il est responsable du but poursuivi par le Fonds. Il surveille et assure l’observation des statuts et du règlement intérieur.

Article 6. Le comité d’investissement

Conformément la l’article 14 des statuts du Fonds, il est rappelé que le comité d’investissement est constitué dans les meilleurs délais par le conseil d’administration dès que le montant de la dotation atteint le seuil d’un million d’euros.

Le comité comprend trois personnes qualifiées, particulièrement compétentes dans le domaine de la gestion financière, nommées par le conseil d’administration. Le quorum lors des réunions du comité d’investissement est atteint dès lors que deux des membres du conseil sont présents.

Le comité d’investissement élit parmi ses membres son Président. Le Président est élu pour un mandat de trois ans renouvelable une fois. Le président du comité d’investissement est le garant du respect des procédures des réunions et veille au bon déroulement de l’ordre du jour. Il accorde la parole aux membres qui en font la demande tout en veillant à ce que le temps consacré à la discussion ne mette pas en péril la progression de l’ordre du jour.

Le président du comité d’investissement peut inviter tout membre du conseil d’administration à assister avec voix consultative à ses réunions. Il est fondé à demander au conseil d’administration et au directeur général les documents nécessaires l’exécution de ses attributions telles que définies à l’article 17 des statuts du Fonds.

Les membres du comité d’investissement sont soumis à un devoir de confidentialité quant à leurs activités au sein du Fonds. Ils ne sont pas habilités à s’exprimer publiquement au nom du Fonds ou sur les activités du Fonds.

Article 7. Le directeur général

Le directeur général est chargé de faire au bureau toutes propositions susceptibles de promouvoir, d’assurer la pérennité et le développement du Fonds et de ses divers programmes d’action.

Il est responsable de l’exécution des décisions prises par le bureau et le conseil d’administration. Il rend compte au bureau de la situation budgétaire périodique de l’état d’avancement des projets du Fonds. Il est en charge de l’action de terrain du Fonds, des relations avec les tiers et des services rattachés.

Le directeur général fait rapport au conseil d’administration de l’activité avant chaque réunion du conseil. Il prépare le rapport annuel d’activité lors de la présentation des comptes au conseil d’administration.

Le mode et le montant des la rémunération éventuelle du directeur général sont décidés par le conseil d’administration sur proposition du bureau.

Le directeur général est habilité à s’exprimer publiquement et à représenter le Fonds auprès de tiers. Lorsqu’il s’exprime publiquement il peut ajouter à son nom la mention « directeur général du Fonds de dotation OSINTPOL », « directeur général d’OSINTPOL » ou « directeur général du Fonds de dotation Open Source Intelligence on Politics. » On veillera à féminiser la fonction si nécessaire.

Article 8. Conseil scientifique

Le conseil scientifique atteste de la qualité des productions scientifique d’OSINTPOL et des projets que finance le Fonds. Il se compose d’au moins trois personnes qualifiées nommées par le conseil d’administration pour trois ans.

Il reçoit de la part du directeur général le rapport d’activité du Fonds sur lequel il émet un avis et éventuellement des recommandations quant aux dimensions scientifiques des actions menées par le Fonds.

Le directeur général a voix consultative sur le conseil scientifique.

Les membres du conseil scientifique peuvent être révoqués par le conseil d’administration.

Article 9. Conseil d’orientation et relations avec les donateurs

Les membres du conseil d’orientation sont désignés par le conseil d’administration et sont nommés pour 3 ans.

Le conseil d’orientation a pour but de tenir les donataires et les partenaires du Fonds informés de ses travaux et de ses réalisations. C’est également un forum de discussion où les donataires et partenaires peuvent initier des propositions quant aux actions du Fonds.

Il est rappelé que les donations au Fonds sont effectuées de manière irrévocable et désintéressées.

Le directeur général et le directeur scientifique du Fonds ont voix consultative.

Article 10. Les établissements et services rattachés au Fonds

Pour contribuer à sa mission d’intérêt général, le Fonds peut créer, gérer ou reprendre tout établissement ou service. Le conseil d’administration a la faculté de consigner les règles d’organisation administrative des différents établissements et services rattachés dans un document spécifique qu’il établit et modifie à la majorité des voix des membres présents et représentés.

— TITRE III —

GRATUITÉ ET NON-CUMUL DES MANDATS

Article 11. Gratuité des mandats

Les membres du conseil d’administration (incluant les membres du bureau) et du comité d’investissement exercent leurs fonctions à titre gratuit.

Par exception, les frais exposés par les membres des diverses organes du Fonds dans le cadre de leurs mandats pourront être remboursés sur demande motivée produite par les intéressés et accompagnées des justificatifs nécessaires. Les demandes de remboursement des frais exposés sont adressées au trésorier du Fonds.

Ultimement, il appartient au conseil d’administration, après avis du trésorier, de se prononcer sur le caractère justifié ou non d’une demande de remboursement des frais exposés. À ce titre, les membres du conseil d’administration s’engagent à un devoir d’exemplarité sur ces questions en accord avec le principe de gestion désintéressée du Fonds qui guide leur action.

Article 12. Non-cumul des mandats

Conformément à l’article 9 des statuts du Fonds, il est rappelé que les fonctions de membre du conseil d’administration et de membre du comité d’investissement ne peuvent pas être cumulées.

— TITRE IV —

DISPOSITIONS DIVERSES

Article 13. Adoption du règlement intérieur

Conformément à l’article 27 des statuts du Fonds, le règlement intérieur d’OSINTPOL est adopté par le conseil d’administration.

Article 14. Modification du règlement

Le règlement intérieur ne peut être modifié que par décision du conseil d’administration d’OSINTPOL. Le quorum pour un vote visant à modifier le règlement intérieur est fixé aux 2 tiers.

La convocation à la réunion du Conseil d’administration doit préciser l’intention de modifier le règlement, le projet de modification du règlement et les motifs soutenant la démarche.

Le règlement modifié sera, un délai de 1 mois à compter de tout changement, mis à disposition du public et directement acheminé par voie électronique au directeur général, à tous les membres des comités instaurés par les statuts ou le règlement intérieur ainsi qu’à tous les éventuels employés d’OSINTPOL.

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Fait à Paris, en deux exemplaires originaux, le 22 mai 2015